Tai viena plačiausių ir kasdieniškiausių viešųjų pirkimų kategorijų – apima visą smulkią, greitai sunaudojamą biuro darbo priemonių įvairovę. Tai ne baldai, ne technika, ne programinė įranga – tai viskas, ko reikia ant stalo, stalčiuje ir spintoje, kad darbas judėtų: rašikliai, sąvaržėlės, lipnūs lapeliai, segtukai, vokai, antspaudų pagalvėlės ir panašūs smulkūs dalykai.
Paprastai tariant: jei biuro tiekimo sunkvežimis atveža tai dėžėmis ar maišeliais ir po kelių mėnesių reikia užsakyti dar – tai biuro reikmenys.
Kas paprastai patenka į šią kategoriją:
Rašymo priemonės – rašikliai, žymekliai, pieštukai, tušinukai. Fiksavimo priemonės – sąvaržėlės, segtukų kabliukai, smeigtukais, lipni juosta, klijai. Organizavimo priemonės – segtuvai, įmautės, skyrikliai, etiketės, lipnūs lapeliai. Antspaudavimo priemonės – antspaudų pagalvėlės, rašalas antspaudams, data-antspaudai. Vokai, dėklai dokumentams, liniuotės, žirklės, pjaustymo priemonės. Taip pat smulki kanceliarinė įranga – skrebučiai, skylaskirtukai, laminavimo kišenėlės.
Kas nepatenka:
Popierius ir spausdinimo medžiaga turi atskirą kodą (30197000 ir kt.). Biuro baldai – visai kita kategorija. Techninė įranga (spausdintuvai, skaitytuvai) – taip pat atskira. Dažniausia klaida – kanceliarinę įrangą (pvz., skrebučius ar laminatorius kaip prietaisus) maišyti su reikmenimis (lipnia juosta, laminatorių kišenėlėmis).
Praktiniai pavyzdžiai, kur šis kodas taikomas:
- Savivaldybės administracija kasmet skelbia biuro reikmenų pirkimą visiems padaliniams – rašikliai, sąvaržėlės, lipnūs lapeliai, vokai, etiketės, segtuvai. Vienas bendras pirkimas visiems metams, kad kiekvienas skyrius nešvaistytų laiko smulkiems užsakymams.
- Teismas perka antspaudų pagalvėles ir rašalą – kiekvienas teisėjas naudoja oficialius antspaudus dokumentams tvirtinti, todėl šie reikmenys užsakomi reguliariai keičiamuose komplektuose.
- Ligoninės administracijos skyrius užsako biuro reikmenis – lipnios juostos, žymekliai, segtuvai medicininėms byloms, etiketės, sąvaržėlės. Medicinos įranga – atskiras pirkimas, bet raštinė naudoja tuos pačius reikmenis kaip ir bet kuris kitas biuras.
- Universiteto katedros kasmet atnaujina reikmenis auditorijai ir dėstytojų kambariui – kreidelių analogai baltoms lentoms, markeriai, etiketės, segtuvai studentų darbams.
- Ministerija perka reprezentacinius rašiklius su logotipu svečiams ir renginiams – tai vis tiek biuro reikmenys, tik aukštesnės kokybės segmentas.
Ką svarbu žinoti rašant specifikaciją:
Biuro reikmenų pirkimai dažnai vyksta kaip preliminariosios sutartys arba dinaminės pirkimų sistemos – organizacija iš anksto susitaria su tiekėju dėl kainų ir per metus užsako pagal poreikį. Tai praktiška, nes biuro reikmenų poreikis kinta: vienu metu reikia daugiau vokų prieš ataskaitų sezoną, kitu – daugiau žymeklių prieš mokymus.
Rašant specifikaciją verta atkreipti dėmesį į keletą dalykų. Pirma, ekologiškumas – daugelis perkančiųjų organizacijų šiandien reikalauja perdirbtų ar aplinkai nekenksmingų reikmenų, o tai turi atsispindėti techninėse specifikacijose. Antra, prekių ženklai – negalima reikalauti konkretaus gamintojo ar prekės ženklo, todėl specifikacijose reikia nurodyti funkcines savybes: rašalo spalvą, kiekį, matmenis, o ne „Staedtler” ar „Post-it”. Trečia, matmenų standartai – vokai, įmautės ir kiti reikmenys turi atitikti Lietuvoje priimtus formatų standartus (A4, C5 ir pan.).